Entenda o que é controle de estoque

Entenda o que é controle de estoque

Automação, Tecnologia

Você sabe exatamente o que é controle de estoque? Empresas de todos segmentos devem aproveitar ao máximo todos os benéficos que o controle oferece para a administração. Aliás, você sabe que o estoque é muito mais que o espaço onde as suas mercadorias são armazenadas?

Se a sua resposta for negativa, não se preocupe, pois não é só você que desconhece a importância desse setor. Além disso, nunca é tarde demais para colocar em prática a otimização do controle de estoque.

E se você deseja descobrir como fazer isso, continue lendo este artigo e aprenda tudo sobre o que é o controle de estoque a partir das informações contidas nos tópicos a seguir:

Afinal, o que é controle de estoque?

Controle de estoque consiste em realizar a gestão de itens, ou seja, registrar o fluxo de mercadorias, tanto as que entram como as que saem. Afinal, é no estoque onde ficam os artigos que serão posteriormente vendidos, se forem fabricados pela própria empresa, ou revendidos.

Dessa forma, controlar o estoque é identificar as movimentações do setor, inclusive, a quantidade de cada artigo. Também é importante, ao entrar os produtos no setor, que se sejam registradas outras informações, como as suas características.

Com isso, é possível armazenar as mercadorias de acordo com o seu tamanho, peso, cor, formato e demais atributos que variam de segmento para segmento. Esse detalhamento ajuda na organização e na hora de vender.

Vantagens do controle de estoque

Mas por que manter o estoque organizado e controlado? Isso não é apenas perda de tempo? Quem pensa dessa forma está completamente enganado, sendo que as vantagens do controle de estoque são inúmeras. Confira cada uma delas a seguir:

Aproveitamento e organização do espaço

Quando uma empresa possui controle de estoque, a vantagem mais visível é contar com um setor onde as mercadorias estão bem armazenadas. Além de ter um melhor aproveitamento do espaço físico, é possível encontrar os artigos com muito mais rapidez.

Isso permite uma equipe mais produtiva, vendas mais ágeis e, por consequência, um maior volume de vendas.  E mais, com a organização promovida pelo controle de estoque, as mercadorias ficam bem arrumadas, evitando danos e perdas.

Aumento da eficiência e produtividade da equipe

Quando se faz uso das ferramentas adequadas para controlar o estoque, é possível ainda ter uma equipe mais produtiva e eficiente. Isso ocorre porque, ao informatizar o setor, evita-se o trabalho manual, que pode tornar qualquer tarefa muito mais dispendiosa.

Com a otimização da gestão de estoque é possível fazer mais, em menos tempo, sem perder em qualidade, permitindo também que a sua empresa tenha uma equipe enxuta para dar conta do setor. Além disso, com a informatização dos dados, a margem de erros é menor.

Aliado do setor de compras

Quando é feita uma gestão apropriada do estoque, o setor de compras também é beneficiado. Afinal, ao ter um controle rigoroso das movimentações, sabe-se quando é preciso compra mais mercadoria para que não falte em estoque.

Se elas faltarem, corre-se o riso de até mesmo ocorrer a perda de vendas. Por outro lado, quando são comprados artigos para revender em quantidade maior do que o necessário, o seu negócio pode ter prejuízos. Isso porque se adquire itens que ficam parados, sem saída.

Aliado dos setores de vendas 

O controle de estoque é um grande aliado de outros setores, como o de vendas , pois, da mesma forma que ajuda nas compras da empresa, permite que se conheça melhor o comportamento dos clientes. Isso deve ser usado de maneira estratégica.

Em outras palavras, ao registrar as entradas e as saídas do setor, é possível identificar os itens mais vendidos, em que épocas do ano eles são mais procurados, além de saber quais produtos são pouco comercializados. Eles podem estar só pegando pó e causando prejuízo.

Com essas informações, podem-se desenvolver campanhas mais assertivas, divulgando com mais ênfase os produtos preferidos do seu público. Por outro lado, podem realizar promoções com os itens menos procurados para queimar o estoque.

Ao acompanhar o comportamento dos consumidores é possível até mesmo identificar quais artigos estão saindo de linha e não vale mais a pena adquiri-los. De forma semelhante, o seu negócio consegue prever tendências e ser o primeiro a oferecer a novidade no mercado.

Aliado do setor financeiro

O setor financeiro também se beneficia com a otimização do controle de estoque. Afinal, ao se evitar a compra de mercadorias que não seriam vendidas em breve, o dinheiro economizado pode ser convertido em artigos que realmente serão procurados.

Esse dinheiro pode ainda ser destinado a suprir outras necessidades que a sua empesa possui no curto prazo. Ou seja, é consegue-se investir de maneira inteligente, mantendo o fluxo de caixa em dia. Assim, não se corre o risco de faltar dinheiro para o que é urgente.

Benefícios do ERP para o estoque

Já que as empresas com estoque, em geral, possuem um grande volume de mercadorias, é necessário que a sua equipe tenha acesso às ferramentas adequadas para gerenciar o setor. Papel e caneta não oferecem a eficiência que o seu estoque deve ter para ser bem controlado.

Portanto, é preciso usar uma ferramenta que informatize os dados, conecte os setores e automatize os processos. Nesse sentido, o ERP é uma ótima solução, pois atende a todas as demandas do controle de estoque.

Trata-se de um sistema de gestão empresarial que, através do seu módulo de controle de estoque, não só registra as movimentações do setor, como também oferece inventários e relatórios. Esses documentos apresentam informações completa e atualizadas.

Dessa forma, contribui com a tomada de decisões. Também garante mais produtividade a sua empresa, pois assim que um artigo é vendido, por exemplo, o estoque recebe a baixa do artigo. Esse procedimento garante a confiabilidade dos dados.

O que é Automação Comercial? Conheça 5 vantagens em utilizá-la

O que é Automação Comercial? Conheça 5 vantagens em utilizá-la

Tecnologia

O que é Automação Comercial?

Automação Comercial segundo a Wikipédia, “é a aplicação de métodos e ferramentas para automatizar processos comerciais, isso é, mecanizar e agilizar processos manuais, alcançando total eficiência”, ou seja, utilizar a tecnologia na gestão do negócio. Mas quais as vantagens de automatizar o negócio, uma vez que o investimento para tal não é baixo e praticamente eterno?
Analisando o cenário de algumas empresas, antes e depois de automatizar, elencamos as principais vantagens de seguir nesse caminho.

1. Faturamento

Você realmente sabe o seu faturamento?

O ponto crucial para a sobrevivência do negócio é o faturamento. Se estiver ruim, é falência na certa! Mas se você souber os motivos que o trouxeram para esse quadro atual, já é um bom sinal. Mas, infelizmente, alguns gestores não estão antenados e não têm ideia de onde vêm os problemas. Eles podem estar no produto, no atendimento, no público-alvo, no preço ou até mesmo na má gestão do caixa. Para identificar esse problema, é necessária a análise de indicadores e estatísticas que lhe mostrarão a decisão a ser tomada.

Por menor que seja o negócio, é imprescindível acompanhar, diretamente, a evolução do faturamento, pois com um mapa em mãos, as tomadas de decisão são mais conscientes. Além disso, nos momentos em que o dono do negócio não está presente, a única forma de continuar acompanhando esses números, com a certeza de serem informações fidedignas, é através da automação e dos gráficos e dos relatórios que ela fornece. Portanto, não deixe de automatizar os processos que envolvem a entrada do capital no seu negócio, pois só assim você poderá agir em tempo hábil e garantir que 100% desse capital esteja, de fato, entrando na sua empresa.

2. Despesas

Você sabe onde está perdendo dinheiro?

Tão importante quanto controlar a entrada do capital, é também essencial controlar a saída dele. Alguns tipos de negócios permitem quantificar as saídas de estoque e de matéria-prima. Mas em outros segmentos do varejo, como no food service, essa quantificação é mais difícil, exigindo ainda mais controle. E, ainda, é preciso administrar as retiradas de estoque, as contas a pagar com todas as despesas, sejam elas salariais, fixas, indiretas ou diretas.
Além de monitorar o volume de despesa, é importante classificá-las. Assim, você saberá onde está o maior custo. Essas são as informações para, mais uma vez, tomar as decisões corretas.

Para cada tipo de negócio existe uma média da distribuição do custo, considerando mão de obra, matéria-prima e demais despesas. Pontue esses percentuais e acompanhe seus números.
Se o gasto com a mão de obra está acima da média, por exemplo, avalie a distribuição de tarefas e o dimensionamento das equipes. Feito isso, faça alterações no processo visando reduzir esse custo. Agindo assim com todas as despesas, certamente você conseguirá atingir o ponto de equilíbrio e começar a lucrar com o negócio.

Com a automação comercial, mais facilmente você terá em mãos a rentabilidade do seu negócio. Algumas ações são até possíveis de serem executadas manualmente, mas o tempo despendido às vezes se torna inviável. Mas se automatizado, você pode, por exemplo, mensurar o custo do produto e estabelecer o markup desejado ou, ainda, definir metas de venda e despesas para acompanhar a progressão de ambas.

3. Vendas

O que você está deixando de fazer?

Impulsionar as vendas é, sem dúvida, o diferencial. Entender o que seu público-alvo procura é o primeiro passo para impulsionar esse número. E aí vale usar a criatividade e a tecnologia.
As vendas através de aplicativos de celular, nos quais o contato com qualquer vendedor é nulo, ou ainda, através de web sites, sendo que ambos possibilitam entrega em domicílio ou retirada na loja, são meios de venda muito aplicados nos dias de hoje. Nesse tipo de venda existe a grande vantagem da redução do custo operacional, além da captação do seu cliente a qualquer momento, através de notificações. Resta analisar se esse tipo de venda atende seu negócio e seu público-alvo.

Terminais de autoatendimento na loja caracterizam outro tipo de automação no que se refere a vendas. Esse modelo combina bastante com aeroportos, onde o lema é a agilidade no atendimento, além de atendê-los também na redução do custo operacional.
E quando seu cliente está dentro de sua loja, ele quer ser atendido rapidamente, e você deve querer atender o máximo possível de clientes em curto espaço de tempo? Isso se torna mais fácil, ou praticável, quando o processo de venda é automatizado.

Mas se seu cliente é daqueles que saem de casa para obter a máxima cordialidade, uma variedade e qualidade ímpar nos produtos e o que menos importa a ele neste momento é o tempo, então você, no mínimo, precisa abordá-lo pelo nome, entender suas preferências e não ter pressa para atendê-lo.
Concluindo, o mais importante é identificar o modelo de automação ideal para seu tipo de venda e público. Mas deixar de automatizar é ficar congelado no tempo.

Faça a você mesmo as perguntas:
Você deixa de vender porque a fila é grande?
Você deixa de vender porque seu atendimento é aquém da expectativa de seu cliente?
Você deixa de vender porque não entrega em casa?

Perguntas como estas podem ajudá-lo a identificar o melhor caminho a seguir.

4. Atendimento

Possível ou impossível?

Há clientes que desejam o atendimento personalizado, nominal e dedicado. Seria como se você ligasse para pedir uma pizza e a atendente lhe recebesse assim: “Bom dia Sra. Marina, como vai? Vai pedir o de sempre? Ou seja, uma pizza marguerita com acréscimo de mussarela? Ou aceitará a sugestão de experimentar o produto “tal” que está na promoção, como, por exemplo, a pizza da casa?” Agora imagine esse tipo de atendimento sem automação comercial?

Concorda que é impossível?

Mas digamos que você está no aeroporto, na fila da lanchonete mais cotada, restando 10 minutos para o embarque, e você observa a operadora do caixa usando uma calculadora para somar a compra, receber o dinheiro e entregar o troco. Mais uma vez, impraticável!

Resumindo, seu cliente quer ser atendido ou ele quer fazer pedido?
Mas não vamos esquecer que a agilidade também deve estar presente no atendimento. Por mais preferido que possa ser seu restaurante, se o garçom demorar 10 minutos para chegar à mesa, e, ainda, você ficar mais 40 esperando para receber o prato que pediu, acredito que, provavelmente, você, da próxima vez, optará por outro restaurante. Então, se considerarmos que passamos muito tempo no trânsito, ao telefone, no trabalho… esperando, esperando, esperando… fica claro que é preciso aprimorar os serviços, os produtos e o atendimento. Ter a iniciativa de experimentar outras ferramentas, ou seja, sair do conforto e buscar alvos mais altos pode ser o maior passo a ser dado. Viu que nem tudo é tecnologia? Essa atitude só depende de uma predisposição interior, uma mudança de dentro para fora. Saia da casca!

5. Tomada de Decisão

Quanto tempo deve durar um empreendimento?

Esperar o meio do mês seguinte para apurar o resultado do mês anterior pode fazer seu negócio não sobreviver 1 ano sequer. Os números devem sempre estar à mão e, claro, devem ser analisados e utilizados para mudar o que não está dando certo e em tempo hábil.

Lançar promoções quando as vendas estão baixas, dar vazão naquele produto que está com a data de validade apertada, direcionar os funcionários para o salão, alterar os preços por determinados horários e dias da semana ou renegociar os prazos com alguns fornecedores são ações que, somente em processos automatizados, são possíveis de serem tomadas.

Uma sistema de automação comercial eficiente e moderna permite a integração de todas as áreas, criando um fluxo de processo e da informação dentro da sua empresa. Nos processos fiscais, por exemplo, a legislação vem cada vez mais enforcando o varejo, obrigando a informatização do ponto de venda. Use a exigência da automação fiscal a seu favor, atrelando essa necessidade aos benefícios que a automação oferece. Certamente, automatizar através de uma solução utilizada pelos grandes players do mercado pode fazer você não só romper a casca, mas fazê-lo crescer e multiplicar seus lucros e negócios.

10 motivos para você utilizar um software de gestão na loja

10 motivos para você utilizar um software de gestão na loja

Tecnologia

Hoje em dia pensar em processos manuais está fora de cogitação para o varejista, pois as vantagens da automação comercial se transformam em um diferencial competitivo em relação aos concorrentes.

Veja a seguir 10 motivos, que farão você perceber a importância de contar com um software de gestão na loja:

1. Redução de erros:
Ao contar com um software de gestão na loja, você vai ajudar seus funcionários a não cometer erros de digitação ou operações incorretas.
No checkout, o caixa, é fácil de perceber. Imagine uma operadora de caixa passando cada item na calculadora, depois digitando esse valor na maquininha de cartão.
Não é só no caixa que esses erros acontecem, a todo momento seja no escritório ou no estoque da sua loja, você está sujeito a erros.
No escritório por exemplo, no momento em que seus funcionários estão pagando boleto de fornecedores e outras contas, podem acontecer falhas ou equívocos. Com um software de gestão na loja, além de reduzir as chances de erros, aqueles que porventura ocorram serão mais fáceis de serem identificados e corrigidos.

2. Redução de fraudes:
Uma loja com mercadorias expostas e aberta ao público atrai clientes e também indivíduos mal-intencionados. Uma forma de reduzir fraudes é automatizar seu PDV por meio de software e equipamentos de automação comercial.
Não só no ambiente de vendas ocorrem fraudes, infelizmente também existem funcionários e fornecedores mal-intencionados. Se você não tem uma conferência do pedido de compra com o pagamento realizado, o ambiente interno se transforma em uma torneira de prejuízos.

3. Produtividade:
Uma forma de evitar retrabalhos e perda de tempo para a equipe de funcionários é fornecer ferramenta certa e informações centralizadas.
Quer ver um exemplo? Imagine o momento da apuração de impostos. Quando se utiliza um sistema de gestão, todas as notas são processadas automaticamente, já que as mesmas estão todas lançadas, bastando um clique. Entretanto, sem um sistema, é um parto, o processo é manual, complicado e passível a erros.

4. Segurança das informações:
Com software de gestão na loja é possível definir perfis de usuários e limite de acesso. Se um funcionário vai ficar responsável pelo controle de estoque, por que ele precisa saber das contas a receber da empresa? Com software de gestão na loja, essas informações ficam seguras.

5. Organização:
Manter as informações de venda, compra, estoque, dentre outras, reunidas em um só sistema, fará com que você consiga organizar a sua operação, gerenciando melhor a sua equipe.
Um software de gestão na loja é um aliado para todas áreas, vamos usar como exemplo o setor de compras; principalmente para o comprador, ter informações sobre a quantidade do produto em estoque e o último preço de compra será fundamental para uma boa compra.

6. Atendimento eficiente:
O cliente deseja ter uma experiência agradável e se sentir especial e nesses dois pontos um software de gestão na loja pode ajudar. Com automação comercial você evita filas, fazendo um atendimento rápido e sem atritos com o seu consumidor.
Por meio de um sistema que conta com cadastro de clientes, é possível realizar vendas a prazo para o consumidor e ainda ter um controle simples e seguro. O AltaSoft oferece também opção para definir descontos, limites de crédito por cliente, e muitas outras facilidades para o momento da venda.

7. Controle de estoque:
Principalmente no varejo de alimentos, como supermercados, padarias e mercearias, é impossível realizar o controle de estoque manualmente, ou por meio de planilhas. É fundamental contar com automação comercial no checkout.
Dessa forma, todas as vendas serão registradas e as informações dessas transações alimentarão todo o sistema do varejista.

8. Controle financeiro:
Quais foram suas despesas que mais aumentaram nos últimos 3 meses? Em relação aos seus colegas de setor, como está seu nível de gastos no escritório? Ou despesas com limpeza e manutenção?
Não sabe responder? Utilizando o módulo financeiro do software de gestão, basta registrar os lançamentos de contas a pagar, que você conseguirá controlar essas atividades. O plano de contas é uma ferramenta muito poderosa para o empresário varejista.

9. Segurança fiscal:
No Brasil a legislação é complexa e onerosa. O problema é que não segui-la coloca sua empresa em risco. A notícia boa é que um software de gestão na loja você ganha uma grande ajuda nessa tarefa.
Os sistemas já vêm com a legislação dentro do software. Isso facilita e traz segurança para sua loja. Gerar o arquivo SPED fica muito mais fácil quando você utiliza um software de gestão na loja.

10. Melhores decisões:
Com informações precisas e atualizadas você conseguirá tomar decisões baseadas em dados e fatos e não apenas no “achismo”. Isso fará com que você tenha certeza sobre investimentos e consiga criar ações eficientes para impedir prejuízos para seu negócio.
Um software de gestão na loja, fornece informações que vão desde específicos como o resultado da venda de determinado produto, que serão importantes para você decidir se vale a pena continuar vendendo essa mercadoria, até informações operacionais, como a margem de perda de determinados itens. A partir dos números, você consegue criar ações para reduzir a situação adversa.

SC evita nota eletrônica para vendas

SC evita nota eletrônica para vendas

Legislação, Tecnologia

Governos estaduais do país assinaram há quatro anos o ajuste do Sistema Nacional de Informações Econômicas e Fiscais (Sinief) para adotar a Nota Fiscal Eletrônica de Consumidor (NFC-e) visando conter sonegação. Até agora, dos 26 Estados 22 participam, mas Santa Catarina não aderiu e tem boas razões para continuar com o modelo de automação que utiliza, o equipamento ECF e o programa aplicativo PAF-ECF.

Dados deste ano mostram que a receita de ICMS vinda do varejo em SC responde por 17% do total arrecadado, enquanto nos demais Estados do Sul e Sudeste, chega a apenas 6% a 7%. Isso significa que o fisco catarinense tem uma receita até 142% superior no mesmo setor, proporcionalmente. As informações são do gerente de Fiscalização da Diretoria de Administração Tributária da Secretaria Estadual da Fazenda, o auditor fiscal Rogério Mello, especialista em automação comercial.

— Considerando que o perfil econômico, a renda per capita e os padrões de consumo são muito semelhantes nestes Estados, esta diferença de 10 pontos percentuais se deve à atuação firme do fisco e à adoção de uma regulação clara, e suficientemente positivada, de forma a coibir a sonegação fiscal e possibilitar a punição de todos aqueles envolvidos em fraudes. Essa diferença percentual representa hoje para o Estado mais de R$ 180 milhões mensais de arrecadação.

Temos o firme propósito de arrecadar cada centavo devido aos cofres públicos sem jamais propor à sociedade catarinense o aumento da carga tributária, já suficientemente elevada. É bom lembrar que apenas seis Estados não elevaram as alíquotas do ICMS nos últimos anos, dentre eles está Santa Catarina — explica Mello.

O trabalho permitiu ao governo estadual atravessar a recessão sem elevar a carga tributária. Além disso, garante melhor concorrência entre empresas do varejo. Segundo Mello, o modelo adotado em SC, além de mais eficiente na arrecadação, permite maior controle sobre entrada e saída de mercadorias no varejo e custa menos.

Números da Fazenda mostram que o empresário catarinense é consciente das suas obrigações de recolher os impostos, que são pagos pelos consumidores. Hoje, 96% do ICMS é arrecadado espontaneamente. É claro que a firme regulação e controle da Fazenda ajudam. Quem não cumpre as normas é cobrado.

Difícil de fiscalizar
A Secretaria da Fazenda de SC não adotou a Nota Fiscal Eletrônica de Consumidor (NFC-e) porque não é obrigada por lei. Além disso, conforme o gerente Rogério Mello (foto), uma das premissas para esse documento eletrônico é a ausência total de qualquer homologação ou certificação de programa aplicativo ou hardware. A Fazenda de SC não concorda com isso porque inviabiliza aplicar a Lei Federal 8.137/90, que trata do Crime Contra a Ordem Tributária. A existência de um documento eletrônico no formato XML não é suficiente para o controle do fisco. Há também o fato de o projeto da NFC-e não ter levado em conta a rica experiência de fiscalização do setor pelos fiscais fazendários nos últimos 20 anos.

Perda de receita
Uma das principais razões das perdas de arrecadação em Estados que adotaram a NFC-e é a impossibilidade de emitir nota fiscal em situação de contingência. Quando não há comunicação com o software por falta de sinal de internet ou energia, não é possível registrar automaticamente a venda. A empresa deveria registrar depois. Entre os Estados que adotaram a NFC-e, 30% das emissões são em situação de contingência, o que facilita a evasão de ICMS. Já o uso do ECF em SC registra tudo, ou seja, afasta 100% a situação de contingência.

Fonte: http://dc.clicrbs.com.br/sc/colunistas/estela-benetti/noticia/2017/07/sc-evita-nota-eletronica-para-vendas-9851353.html